¿Cuánto cuestan tus impresiones?

Llevar un control de gastos de cada área de la empresa permite saber dónde ahorrar y tener previsión sobre los gastos fijos. Facilita la gestión económica y permite tomar mejores decisiones de negocios e inversión. En términos de comunicación, hoy en día utilizamos mayormente internet, pero el papel impreso tiene gran relevancia en empresas de todo porte. Y este gasto no siempre es tenido en consideración. Si no sabés cuánto cuestan tus impresiones éste es un artículo para vos.

En este artículo vamos a aprender a calcular los gastos de impresión de una manera fácil y rápida, para descubrir cuánto cuestan las impresiones mensuales y si hay nuevas posibilidades de ahorro para tu empresa. Los precios son a modo de ejemplo.

El índice es el siguiente:

Índice:

  • El papel.
  • La tinta.
  • Los repuestos.
  • El equipo.
  • Servicio Técnico.
  • Conclusión.

El papel

El costo por impresión más simple de sacar es el que se calcula teniendo en cuenta el papel y la tinta. Tal vez resulte útil en caso de equipos hogareños, pero en este artículo tendremos otros ítems en consideración para sacar un aproximado mensual. El costo por hoja resulta del costo de la resma de hojas dividida por la cantidad que trae. Por ejemplo, si la resma cuesta $200 y trae 500 hojas, el costo por hoja es de $0.40 por hoja.

La tinta

En los costos de tinta tenemos dos variables, las impresiones monocromáticas y las impresiones a color.

En el caso de las impresiones monocromáticas, basta con fijarse la vida útil que indica el cartucho de tinta o tóner negro. Si se dividen la cantidad de impresiones sobre el valor del cartucho o tóner se obtendrá un costo de tinta aproximado.

Ahora, la información que brinda el cartucho, genereralmente viene basado en impresiones de hoja cubiertas al 100%. Las hojas de solo texto suelen tener una ocupación aproximada de 10% o 20% de tinta.

Por esto, si un cartucho rinde 100 hojas al 100% podremos llegar hasta 500 hojas hasta que precisemos cambiar el cartucho. Para saber esto con exactitud no queda otra que hacer un control al usar un cartucho desde 0 y tendremos un valor base para guiarnos.

Por ejemplo, si el cartucho cuesta $1.500 y ofrece 600 páginas, se deduce que el costo por página es de $2,50. Un tóner negro que cuesta $3.000 y ofrece 2.600 impresiones tendrá un costo de $1,20 por impresión.

En el caso de los cartuchos de color, el cálculo se multiplica por tres para tener un promedio, o bien se hace un control de cada color. En general siempre hay colores que se usan más que otros, por lo tanto se cambiarán a destiempo. El control se hace en este caso con cada uno de los colores.

Aunque también hay marcas que ofrecen cartuchos tricolor. En este caso es más fácil, un cartucho tricolor puede costar $900 y ofrecer alrededor de 400 impresiones a un costo de $2,25 por copia. También podemos encontrar tóners a $1.500 por color (total de $4500) que ofrecen 3.500 impresiones a $1,28. Los precios varían depende marca y modelo.

Los repuestos

Algunas partes de un equipo de impresión poseen una vida útil aproximada medida en cantidad de impresiones, por lo tanto también se puede pensar que es un costo por impresión. Por ejemplo, los cabezales de impresión HP de larga duración tienen una vida aproximada de 105.000 copias a color y 45.000 en negro (aproximadamente 3 años). Un juego de cabezales puede costar, dependiendo la marca, $12.000 o $15.000 (ejemplo HP 8610). Si tomamos un promedio de 75.000 copias, el costo por copia es de $0.20. Pero además, podemos necesitar un cilindro, rodillos, engranajes, que pueden ir de $100, $300 hasta $1.500 o más.

El equipo

Los equipos poseen una vida útil que se puede amortizar por cantidad de copias.

Dependiendo el modelo de la serie, puede costar unos $100.000, lo que le suma $1 al costo por impresión. Si se decide amortizar como bien de la empresa a 5 años, el costo mensual es de $1.600, en una empresa con 1.500 copias mensuales acaba sumando de igual manera poco más de $1 por impresión. Hay que tener en cuenta la capacidad de impresión. Si tenemos una impresora a tinta puede tirar 1.500 a 2.000 mensuales. Si tenemos una impresora láser tendremos capacidad para 20.000 o 25.000 copias.

Todo depende, como siempre, de las necesidades de la empresa. Recordemos que son números orientativos para saber cuánto cuestan tus impresiones.

Servicio Técnico

El servicio técnico actúa ante cualquier inconveniente que pueda surgir. Pero además puede realizar un mantenimiento preventivo para no sufrir imprevistos, que a la larga cuestan más. El servicio técnico puede variar de acuerdo a la empresa, la experiencia, si es oficial, etc…Pero además del precio/hora, hay que tener en cuenta la rapidez de respuesta, ya que estar días con un equipo de impresión defectuoso puede generar más pérdidas para la empresa.

Conclusión: Cuánto cuestan tus impresiones

Tomemos para el ejemplo una empresa que imprime 1.200 copias monocromáticas mensuales. Las 1.200 copias suman $480 en hojas. La tinta negra suma un gasto de $1.200 (tomando como referencia $1,00 por hoja).

El costo de acuerdo a la amortización del equipo le suma $1.200 ($1 por hoja). Supongamos que anualmente tengamos un costo de $2.000 en otros insumos y de otros $2.500 en llamados al servicio técnico. Mensualmente nos suman $375 más.

El costo total en impresiones mensuales da un resultado de $2.775. Entonces, lo que cuestan tus impresiones es $2,31 por hoja. ¿No resulta un poco caro? Y eso sin tener en cuenta gastos de envío de equipos, instalación, configuración para funcionamiento en red, productos y herramientas de mantenimiento de los equipos, etc…

¿Sabías que podemos bajar el costo de impresión utilizando el servicio de alquiler de equipos ?

El servicio de alquiler de equipos ofrece por un costo fijo mensual una cierta cantidad de impresiones. El cliente obtiene un equipo acorde a sus necesidades, y se exime de gastos de envío, instalación y configuración.

Tampoco tiene gastos en tintas (está inclusa) y repuestos, que ya están inclusos en el servicio. El servicio técnico es otro beneficio con el que cuenta el cliente.

De respuesta rápida y cambio de equipo inmediato en caso de precisar hacer la reparación en el taller. Así podrá tener el equipo siempre funcionando al 100% de su capacidad, y pudiendo controlar mejor los gastos en impresión.

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